FAQs zur Einreichung von Vorschlägen zur Durchführung eines Workshops durch Alumni-Fellows

1. Infrastruktur und technische Unterstützung

• Umfassende medientechnische Unterstützung bei Durchführung der Tagung
• Bei Bedarf digitale Live-Übertragung der Veranstaltung per Zoom®
• Mitschnitt, Bearbeitung, Archivierung von öffentlichen Vorträgen

2. Planung und Organisation

• Unterstützung der Tagungsleitung bei der Planung des Tagungsverlaufes
• Registrierung der Teilnehmenden
• Rezeption der Teilnehmenden bei Tagungsbeginn
• Mikrofondienst während der Diskussionen

3. Materialien und Drucksachen

• Auf Wunsch Gestaltung und Druck des Tagungsprogrammes
• Gestaltung und Druck des Tagungsplakats
• Erstellung/Verteilung von Namensschildern, Teilnahmelisten, ggf. Mappen

4. Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation

• Unterstützung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit vor und bei der Tagung
• Fotodokumentation der Veranstaltung

5. Catering

• Kaffeepausen vormittags/nachmittags, ggf. Mittagessen
• Koordinierung des vom Kolleg beauftragten Caterings

1. Unterkunft und Reiseplanung

• Buchung und Organisation von Hotels und Unterkünften
• Unterstützung bei der Reiseplanung von Referierenden und Teilnehmenden

2. Außerordentliche Serviceleistungen

• Nacht- und Notdienst
• Kinderbetreuung während der Durchführung der Tagung
• Nutzung der Räumlichkeiten und Gepäckaufbewahrung außerhalb der vereinbarten Tagungszeiträume

3. Publikationen und Versand

• Unterstützung bei Erstellung von Publikationen (Sammelbände, Broschüren, Tagungsberichte)
• Durchführung von Versandaktionen

4. Spontane Änderungen

• Kurzfristige Änderung der vereinbarten Raumnutzung
• Kurzfristige Abweichung von den vereinbarten Tagungsabläufen

• klare und einheitliche Kommunikation nach innen und außen
• rechtzeitige Mitteilung von Änderungen der Voraussetzungen und Abläufe

• die Kosten für die Bereitstellung der Veranstaltungsräume
• die Kosten für das Catering gemäß den geltenden Bewirtungsrichtlinien des Kollegs
• die Reise- und Übernachtungskosten der Teilnehmenden gemäß den geltenden Erstattungsrichtlinien des Kollegs
• die Kosten für die Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit sowie die Kosten für die Gestaltung und Druckproduktion von Plakaten und Flyern im Rahmen der üblichen Veranstaltungsbewerbung des Kollegs